Missão concluída com sucesso, a secretária está um brinquinho. Apenas tem o computador e dois pequenos lotes de papel, um deles lixo e metade do volume do outro é um bloco de folhas brancas. É muito bom ter a secretária limpa. A redução do papel nas organizações permite isto; as nossas tarefas são tratada no ecrã, com as vantagens e desvantagens associadas.

Depois do papel, virá o tempo do e-mail. Se os papéis se perdem e podem ficar esquecidos, também os mails. Claro que os mails têm um suporte eletrónico mais fácil de controlar, mas já está a acontecer com o mail o que acontecia com o papel: volumes demasiado elevados. A partir do momento em que começamos a acumular mails, pode acontecer o mesmo: podem ficar parados sem tratamento imenso tempo. Tenho uma vaga memória de um artigo sobre o tempo de ocupação dos executivos em que o tratamento de mails representava 40% do seu tempo. Convenhamos que 40% é muito, já que não se trata de uma atividade particularmente produtiva.

O que envolver tratamento de tarefas será preferível tratar numa plataforma específica (qualquer coisa tipo workflow), que permita controlo e monitorização. Assim, nada fica esquecido. Estamos com excesso de trabalho, a produtividade e o foco nas tarefas críticas é fundamental. Sinto muitos fatores de dispersão no mail, pelo que a sua hora chegará.